Должностная инструкция заведующему канцелярией

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Должностная инструкция заведующему канцелярией

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2020 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • структуру предприятия, учреждения, организации;
  • организацию делопроизводства;
  • схемы документооборота;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • сроки и порядок сдачи дел в архив;
  • системы организации контроля за исполнением документов;
  • оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
  • основы экономики, организации производства, труда и управления;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями директора организации,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией – образец 2020 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-zavedujushhego-kanceljariej

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].

1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового – лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. Заведующий канцелярией должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

– единую государственную систему делопроизводства;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– структуру предприятия;

– организацию делопроизводства на предприятии;

– схемы документооборота;

– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

– сроки и порядок сдачи дел в архив;

– системы организации контроля за исполнением документов;

– оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

– основы экономики, организации производства, труда и управления;

– законодательство о труде Российской Федерации;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

– [вписать нужное].

1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

– положением о канцелярии предприятия;

– инструкцией по делопроизводству и работе архива;

– настоящей должностной инструкцией;

– [вписать нужное].

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. [Вписать нужное].

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.8. Взаимодействовать:

– с руководителями всех структурных подразделений предприятия – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;

– с юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

– с хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;

– с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;

– [вписать нужное] – по вопросам [вписать нужное].

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-zaveduyushchego-kancelyariey

Что делает заведующий канцелярией

Должностная инструкция заведующему канцелярией

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИНСТИТУТ ТЕОЛОГИИ И МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ

им. Маммадибира ар-Рочи

367000 г. Махачкала, пр. А. Султана 10км Тел. 8 (722) 94-00-60

Заведующего канцелярией Ректор

«____» _________________ 2013г.

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.3. Заведующий канцелярией должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

– Единую государственную систему делопроизводства;

– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

– сроки и порядок сдачи дел в архив;

– системы организации контроля за исполнением документов;

– оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

– основы экономики, организации производства, труда и управления;

– основы трудового законодательства;

– Правила внутреннего трудового распорядка;

1.4. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

– Уставом Негосударственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Институт теологии и международных отношений им. Маммадибира ар-Рочи;

– иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией заведующего канцелярией.

1.5. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно Ректору Негосударственного образовательного учреждения высшего профессионального образования Институт теологии и международных отношений им. Маммадибира ар-Рочи.

1.6. В период отсутствия заведующего канцелярией (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2.1. Руководство деятельностью канцелярии.

2.2. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Заведующий канцелярией исполняет следующие обязанности:

3.1. Организует работу канцелярии.

3.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

3.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.

3.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

3.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

3.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

3.10. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией имеет право:

4.1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.2. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.

4.3. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.

4.5. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т. д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.

4.6. Вносить на рассмотрение руководства организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую и производственную дисциплину.

4.7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5.1. Заведующий канцелярией привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

– за причинение материального ущерба – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

С должностной инструкцией ознакомлен(а), один экземпляр получил(а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте:

__________________________________________ «____»_______________ 201 г.

Хочу устроиться в мировой суд заведующей канцелярией. Зарплаты маленькие, 13. т.р., иногда премии квартальные до 25 доходит. Н трудная ли работа? кто знает?

Эксперты Woman.ru

Узнай мнение эксперта по твоей теме

Спиридонова Надежда Викторовна

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

Екатерина Страженских

Психолог. Специалист с сайта b17.ru

Источник: https://lawsexpert.ru/chto-delaet-zavedujushhij-kanceljariej/

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Заведующий канцелярией осуществляет:

Организацию работы канцелярии.

Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

Контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разработку инструкций по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организацию их внедрения.

Принятие мер по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

Обеспечение печатания и размножения служебных документов.

Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организацию их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

Руководство работниками канцелярии.

3. ПРАВА

Заведующий канцелярией имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего канцелярией.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию заведующего канцелярией.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий канцелярией несет ответственность за:

4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Организации.

4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.

4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы заведующего канцелярией определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью заведующий канцелярией обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. В соответствии с _______________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности заведующего канцелярией. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден __________ и включает в себя:

– _______________________________;

– _______________________________;

– _______________________________.

Должностная инструкция разработана на основании _________________________________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения ___________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись)”___”___________ ____ г. Согласовано: юридическая служба ___________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись)”___”___________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) ___________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись)”___”___________ ____ г.

Источник: https://vse-documenty.ru/%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%BA%D0%B8/%D0%94%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D1%8B%D0%B5/%D0%94%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D1%83%D1%8E%D1%89%D0%B5%D0%B3%D0%BE_%D0%BA%D0%B0%D0%BD%D1%86%D0%B5%D0%BB%D1%8F%D1%80%D0%B8%D0%B5%D0%B9

Легальность
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: