График отпусков

Содержание
  1. График отпусков: правила оформления и внесение изменений
  2. Как составить график отпусков: предварительный этап
  3. Когда составляется график отпусков на следующий год
  4. Как составляется график отпусков для вновь принятых работников
  5. Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании
  6. График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма
  7. Особенности составления графика отпусков
  8. Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
  9. Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков
  10. О праве переноса отпуска на следующий год
  11. Форма для графика отпусков
  12. Изменение графика отпусков
  13. Штраф за отсутствие графика отпусков
  14. Как выглядит образец графика отпусков и кто его составляет
  15. Кто составляет график отпусков?
  16. Как составить график отпусков?
  17. Утверждение графика 
  18. Знакомить ли с графиком персонал?
  19. График отпусков
  20. Обязательность наличия у работодателя графика отпусков
  21. Как разработать график отпусков в организации
  22. Подписываем и утверждаем график отпусков
  23. Составление графика отпусков: правила, графики, порядок планирования
  24. Что такое график отпусков
  25. Для чего составляется график отпусков
  26. Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков
  27. Кто составляет график и несёт за него ответственность
  28. Сроки составления и утверждения графика
  29. Преимущества составления графиков отпусков для работодателя
  30. Ответственность за отсутствие графика отпусков
  31. Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников
  32. Как составить график отпусков
  33. Что это такое
  34. Кто занимается составлением
  35. Как оформляется
  36. Основные принципы
  37. Если график отсутствует
  38. Правила составления графика отпусков
  39. Когда составляется
  40. Что включают в документ
  41. Кто утверждает
  42. Что отображается в графике
  43. Приоритетные права отдельных категорий сотрудников
  44. Продолжительность отпусков
  45. Длительность дополнительных отпусков
  46. Как вносить изменения и дополнения в утверждённый график
  47. Код отпуска в табеле учёта
  48. Нюансы

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков

Графиком отпусков называют документ, в котором фиксируется очередность предоставления сотрудникам компании оплачиваемых отпусков на протяжении года (ст. 123 ТК РФ). Для чего необходим график отпусков, как правильно составить этот документ и что при этом стоит учесть, узнаем из настоящей статьи.

Как составить график отпусков: предварительный этап

Оформление графика отпусков дает возможность работодателю своевременно предоставлять отпуска, выплачивать отпускные, контролировать эти операции, не допуская накапливания неиспользованных дней отпуска.

Современная судебная практика по трудовым спорам свидетельствует: значительная доля разбирательств происходит именно по поводу предоставления отпусков.

Поэтому составление графика отпусков проводят, опираясь на такие критерии:

  • соблюдение гарантий, установленных действующим российским законодательством, в части предоставления отпусков персоналу компании, в т. ч. преимущественным категориям (льготным, т. е. имеющим право на предоставление отпуска в удобное для себя время) учитывать их пожелания. К таким группам относятся:
    • сотрудницы, имеющие 2-х и более детей до 12 лет;
    • мужья, жены у которых находятся в декретном отпуске;
    • несовершеннолетние работники;
    • почетные доноры РФ;
    • супруги военнослужащих, планирующие отпуск совместно с мужем;
    • ликвидаторы Чернобыльской аварии;
    • совместители, поскольку этой категории работающих отпуск предоставляется в то же время, что и по основному месту работу.

Целесообразнее у этих групп сотрудников взять соответствующие заявления, где будут изложены их пожелания. К тому же, они будут служить подтверждением действительного предоставления отпуска в желаемое время. Если в оформленном графике учтено пожелание заявителя, то внести изменения времени отпуска впоследствии можно будет по обоюдному согласию сторон.

  • организационные особенности имеющихся производств в компании. К примеру, конвейерные технологии, применяемые в цехах, не позволяют массовое предоставление отпусков в летний период – это может привести к снижению объема выпуска, а, следовательно, и прибыльности в целом. Или напротив, уход персонала, занятого на сезонных работах в отпуск в периоды затишья – весьма грамотный ход, способный обернуться заметной экономией ресурсов.

График отпусков, правила оформления и внесение изменений в него должны быть закреплены во внутрифирменных локальных актах, таких как колдоговор или правила внутреннего распорядка. Это поможет избежать возникновения конфликтов на почве предоставления отпусков.

Когда составляется график отпусков на следующий год

Подписывает график начальник службы управления персоналом. Затем согласовывается с профорганом (при наличии) и утверждается руководителем.

Все мероприятия по планированию очередности ухода в отпуск сотрудников на будущий год компании необходимо завершить как минимум за две недели до окончания текущего года, т. е. график отпусков утверждается не позднее 17-го декабря включительно.

Руководителям предприятий с пятидневной рабочей неделей датировать утверждение графика отпусков следует рабочим днем, поскольку если этой датой будет выходной день, то при возможной проверке компании трудовой инспекцией могут возникнуть вопросы по поводу выхода на работу в выходной день и оплаты труда в установленном законом двойном размере.

Существует унифицированная форма графика (№ Т-7). В настоящее время ее обязательное применение не требуется, компании вправе использовать ее или разрабатывать собственные, удобные для них формы.

Главное условие, выдвигаемое законодателями – применяемые документы должны соответствовать требованиям закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402 в части наличия обязательных реквизитов (ст. 9), а использование их – закреплено в учетной политике фирмы.

Чаще всего новый бланк графика – это модернизированная типовая форма, доработанная в соответствии со спецификой производства.

В график отпусков вносят сведения о времени предоставления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, а также информацию о их переносе. К моменту утверждения графика первые 6 граф, тех, что касаются сведений о контингенте и планируемых датах (месяцах) отпусков, должны быть заполнены.

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Так в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск, а 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе. Перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению.

В графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Как составляется график отпусков для вновь принятых работников

Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:

  • оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
  • не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.

Знакомить ли с графиком отпусков персонал компании

Несмотря на то, что законом порядок ознакомления сотрудников с графиком отпусков не установлен, все же он является важным документом для каждого и требует ознакомления. В разных организациях этот вопрос решают по-разному: кто-то составляет специальную ведомость и знакомит каждого сотрудника под роспись, кто-то вывешивает на оповестительных стендах копию утвержденного графика и т.п.

Преимуществом применения этого документа внутри компании является то, что заявление на отпуск сотруднику писать не нужно. Контролируя исполнение графика, кадровая служба письменно уведомляет работников за 2 недели о времени наступления отпуска.

Трудовая инспекция весьма тщательно проверяет как оформлен график отпусков. Как правильно составить эту форму мы объяснили. Заметим, что игнорирование оформления документа повлечет административные штрафные санкции:

  • для должностных лиц и предпринимателей — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • для предприятий – от 30 до 50 тыс. руб. 

Источник: https://spmag.ru/articles/grafik-otpuskov-pravila-oformleniya-i-vnesenie-izmeneniy

График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма

График отпусков

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://kontur.ru/articles/5323

Как выглядит образец графика отпусков и кто его составляет

График отпусков

График отпусков – документ, обязательный не только для работника, но и для работодателя. Две недели до наступления нового года – крайний срок, в который утверждают этот документ. Образец графика отпусков и правила его заполнения рассмотрим в этой статье.

Кто составляет график отпусков?

Ответ на вопрос зависит от того, как устроен штат на предприятии. Кадровая служба или бухгалтерия отвечают за решение вопроса, когда речь идет о компаниях небольшого масштаба.

Начальники цехов или отделов привлекаются к решению вопроса, если предприятие крупное, отличается большим количеством структурных подразделений.

После первого этапа заполненные документы направляют руководителю всей компании.

В приказной форме такую документацию не составляют. Подчиненные имеют возможность самостоятельно распределять время отпусков, с учетом личных пожеланий. Потом информацию вносят в документ, передают кадровикам.

Форма Т-7 будет актуальной для предприятий, если применяются унифицированные первичные документы. Постановление Госкомстата No1 от 2004 года утверждает точную форму для графика.

Здесь можно скачать актуальный образец:

Скачать образец графика: [53.00 KB]

Сейчас многим компаниям разрешено разрабатывать собственные бланки.

Как составить график отпусков?

Статья 123 ТК РФ подробно описывает процедуру составления отпусков. Главное – определяют очередность, в которой сотрудники должны получать оплачиваемые отпуска. Графический документ сохранение за работниками прав, которые описаны конституцией. После составления таких бумаг работодатель решает сразу несколько задач:

  1. Заблаговременное оформление отпуска, передача компенсаций.
  2. Беспроблемный поиск замены для сотрудника, оформляющего отдых.
  3. Контроль своевременности предоставления перерывов. Легче не допускать накопления слишком большого количества дней, которые не были использованы.

Надо помнить о некоторых сотрудниках, наделенных правом выбирать для перерывов удобное время по желанию. Если такой выбор есть – требуется получить заявление, в котором сам гражданин указывает, когда ему удобнее уйти на отдых. Если мнение с самого начала учитывается – потом внести какие-либо изменения можно, только если стороны пришли к взаимному согласию.

Сотрудники могут попросить изменить первоначальные даты, даже когда документ уже утвержден. Но, примеру, не устраивает используемое там время. Для этого тоже составляют заявление, описывают даты, отличные от указанных первоначально. Корректируют соответствующим образом, если у работодателя нет возражений.

Утверждение графика 

Закон не содержит норм, посвященных порядку утверждения для таких бумаг. Поэтому на практике применяют два основных варианта:

  1. Руководитель проставляет свою визу об утверждении на бумаге, составленной заранее.
  2. Не только проставление визы, но и издание приказа, который подтверждает принятие документа.

По приказу унифицированная форма тоже отсутствует. Допустима произвольная форма. Главное – проследить за наличием хотя бы следующих обязательных реквизитов:

  • Подпись всех лиц, упомянутых в распорядительном документе. Они указывают, что ознакомлены с текущими правилами.
  • Подпись самого руководителя.
  • Список граждан, отвечающих за исполнение требований, изложенных в приказе. Отдельно упоминают тех, кто отвечает за исполнение конкретных распоряжений.
  • Описание сути распоряжения. Дополнительно дают ссылки на статьи закона. Это касается ТК РФ, статьей 122 и 123.
  • Наименование.
  • Номер, точный день составления.
  • Наименование работодателя.

Знакомить ли с графиком персонал?

Закон не содержит указания на прямую обязанность руководителя ознакомить персонал с содержанием распоряжения. В статье 123 ТК РФ написали только о том, что сотрудникам надо сообщать о времени, когда начинается отдых. Это делают не позднее, чем за две недели до указанной даты.

Но знакомство персонала с графиком будет целесообразным решением. Стоит оформить отдельную ведомость, чтобы контролировать процесс. Каждый работник просто ставит свою подпись. Либо дополняют саму унифицированную форму Т-7. Тогда тоже добавляют строки, в которых граждане подтверждают согласие с изменениями и указанными датами.

Часто возникает вопрос о том, нужно ли писать заявления на отпуска, если они изначально предусмотрены действующим правилом? Закон дает отрицательный ответ на этот вопрос. Уведомляют не работодателя, а самого подчиненного.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/obrazets-grafika-otpuskov.html

График отпусков

График отпусков

Для работников и работодателей-организаций график отпусков обязателен. На это прямо указывает статья 123 Трудового кодекса РФ. Поэтому отсутствие графика отпусков в организации часто может повлечь применение штрафов трудовой инспекции. Однако что на деле означает обязательность – и наличия, и исполнения? Расскажем ниже.

Обязательность наличия у работодателя графика отпусков

Согласно требованиям статьи 123 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков. Такой график ежегодно утверждает работодатель не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Причем учитывает мнение выборного профсоюзного органа организации.

Таким образом, график отпусков – это локальный акт работодателя, который определяет порядок предоставления оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Из правила обязательности наличия графика у работодателя есть исключение. Которое тоже основано на законе. Из содержания статьи 305 ТК РФ следует, что если работодатель – физическое лицо (в т.ч. индивидуальный предприниматель), то он может не разрабатывать график отпусков.

Решение этого вопроса отдано “на откуп” соглашению между таким работодателем и работником. Этой же позиции придерживается и Роструд (письмо от 20.12.2011 г. № 3683-6-1). Правда, и запрета для физических лиц-работодателей издавать такой документ – нет.

Поэтому при большой численности сотрудников такой способ предоставления ежегодных отпусков, как с учетом графика, нашел своих последователей.

Микропредприятие тоже может отказаться от применения графика (см. Правила внутреннего трудового распорядка).

Итак, график обязателен и для работодателя, и для работника. Причем как в плане наличия утвержденного графика. Так и в плане содержания. Последнее (даты запланированных отпусков) менять можно. Но только по взаимному согласию работодателя и работника.

Однако есть ряд категорий работников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное для них время, независимо от графика (несовершеннолетние, работа по совместительству и т.п.). Работодатель вправе установить разумный срок для подачи заявления на очередной отпуск такими работниками. А отказать в предоставлении отпуска со ссылкой на утвержденный график – нет.

Как разработать график отпусков в организации

Форма графика отпусков строго не определена. Есть унифицированная форма № Т-7, но применять ее работодатель не обязан. Он может утвердить свою форму такого акта.

Есть споры о том, нужно ли указывать конкретные планируемые даты отпуска. Или достаточно указать месяц? На самом деле закон (и Роструд) не запрещает показывать только месяц. Однако при проверках у контролирующих органов могут возникнуть вопросы.

Например, отпуск был запланирован на июль, а работник ушел в отпуск только 29 июля. Нельзя забывать об обязанности работодателя уведомить  работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Отсутствие в графике дат может повлечь свои нюансы (забыли, просмотрели и т.д.). 

До составления графика работодатель, как правило, запрашивает информацию о планируемых работниками датах отпусков. Обращаем внимание, что даже если трудовой договор будет прекращен в следующем году (например, истечет срочный), то в любом случае учитываем всех работников. И всех включаем в график. Тех, которые на дату утверждения графика состоят в трудовых отношениях с работодателем.

Помимо очередных ежегодных, график отпусков содержит сведения о дополнительных, перенесенных с прошлого года. Отпуск без сохранения заработной платы не учитывается.

Заполнение графика по графам:

  • 1 – наименование структурного подразделения по штатному расписанию.
  • 2 – должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.
  • 3 – Ф.И.О. работника.
  • 4 – проставляется табельный номер (если в организации работникам присваиваются табельные номера).
  • 5 –  количество календарных дней положенного работнику отпуска.
  • 6 – запланированная дата отпуска.

На дату утверждения графика отпусков эти позиции должны быть заполнены.

Подписываем и утверждаем график отпусков

Утвердить график необходимо не позднее чем за 2 недели до начала нового календарного года. Подписывает его начальник отдела кадров. Если контроль за кадрами возложен на работодателя – директор (генеральный директор). Он же (директор) издает приказ об утверждении графика отпусков на следующий год. Когда в организации есть первичная профсоюзная организация, учитываем и ее мнение тоже.

Затем утвержденный график отпусков нужно довести до сведения всех работников. Ознакамливаем под роспись. И не менее, чем за 2 недели до начала отпуска, уведомляем лично под подпись каждого работника. 

Когда работника не устраивает дата предоставления отпуска, он может обратиться с заявлением о переносе отпуска. Однако удовлетворить такую просьбу или нет, решать работодателю. Это его право, но не обязанность. При этом если работодатель не согласовал перенос отпуска, а работник на работу не вышел, работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

График отпусков – не только планы, но и факт, поэтому графы с 7-10 унифицированной формы заполняются по мере необходимости.

Источник: https://iskiplus.ru/grafik-otpuskov/

Составление графика отпусков: правила, графики, порядок планирования

График отпусков

Последнее обновление: 13.02.2020

Право на отдых гарантировано Трудовым кодексом. Помимо еженедельных выходных дней, наемные рабочие могут претендовать на отпуск с сохранением за этот период среднего заработка и рабочего места.

 Нарушение трудового законодательства чревато для работодателя административным наказанием.
Составление графика отпусков исключит как претензии самих сотрудников, так и замечания надзорных органов.

 Остановимся на основных моментах, касающихся правил составления графика отпусков, что принимают во внимание при его заполнении.

Что такое график отпусков

Занеся в таблицу сведения обо всех работниках и сроках планируемого отпуска, получаете график.

Документ одновременно носит информативный характер о распределении в течение календарного года:

  • очередных отпусков всех официально трудоустроенных сотрудников по месяцам;
  • дополнительных дней оплачиваемого отдыха, положенных за особые и опасные, вредные условия труда:
  • даты начала, продолжительность;
  • сведения о переносе запланированного отдыха, с уточнением оснований, послуживших для этого причиной.

После утверждения работодателем и согласования с профсоюзной организацией, график набирает силу локального нормативного акта. Как любой документ внутреннего пользования, касающийся трудовых правоотношений, обязателен для исполнения обеими сторонами.

Образец формы Т-7

Для чего составляется график отпусков

Документ удобен в организации работы собственнику или руководителю:

  • помогает контролировать использование положенных дней оплачиваемого отдыха подчиненными;
  • позволяет найти замену на время отсутствия работников;
  • для формирования резерва на оплату отпускных, что необходимо в бухгалтерском и налоговом учете;
  • для своевременности выплаты причитающихся средств.

Работникам, собирающимся активно отдохнуть, также полезна эта информация:

  • зная, когда уже не нужно идти на работу, они могут заранее купить путевки, билеты;
  • если работодатель необоснованно не дает разрешения на запланированный отпуск, можно аргументированно пожаловаться в надзорные органы.

Законодательные акты, указывающие порядок работы с графиком отпусков

Для постоянных сотрудников ежегодный отдых планируется заранее, согласно требованиям ст. 123 ТК РФ.

Проект локального правового акта в установленном ст. 372 ТК РФ порядке согласовывают с профсоюзом, действующим в интересах трудящихся (если таковой имеется у работодателя).

Первая плановая проверка территориальной инспекцией труда закончится для работодателя предписанием, а возможно и штрафными санкциями при отсутствии такого документа.

Право воспользоваться оплачиваемым отдыхом в общих ситуациях человек получает спустя полгода непрерывной работы в данной организации. Это значит, что люди, принятые на работу в течение первых шести месяцев нового года, когда составлялся график отпусков, не были учтены. Им отпуск по желанию оформляют согласно поданному заявлению.

Имеются исключения, когда работодатель обязан предоставить оплачиваемые дни отдыха, независимо от отработанного стажа, например:

  • беременным сотрудницам перед декретом или после окончания послеродового периода;
  • несовершеннолетним работникам;
  • подчиненным, усыновившим малышей в возрасте от 0 до 3 месяцев со дня рождения;
  • прочим.

В соответствии с нормами ст. 305 ТК РФ, предприниматели, не зарегистрировавшие свою деятельность, могут обойтись без графика. Оплачиваемый отдых наемному персоналу дается по достигнутому сторонами соглашению.

Следует придерживаться норм закона

Кто составляет график и несёт за него ответственность

Как правило, в организациях, имеющих в штатном расписании кадровую службу, инспектор отдела кадров занимается ведением личных дел сотрудников и всей документацией, касающейся трудовой деятельности.

При незначительной численности рабочих, если нет специалиста кадровика:

  • планирование очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха достается непосредственно работодателю;
  • второй вариант: кто должен составлять график отпусков в организации руководитель указывает в специально изданном письменном распоряжении (чаще всего, назначая главного бухгалтера).

Лицо, занимающееся составлением, графика отпусков, ведет учет:

  • стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых;
  • использованных дней ранее запланированного срока по заявлению.

Когда составляется график отпусков в крупной организации, задействованы начальники отделов, руководители всех структурных подразделений. С учетом преимущественных прав отдельных категорий сотрудников в выборе отпускного периода, они планируют предоставление отдыха своим подчиненным.

Далее эта информация передается кадровой службе. Инспектор составляет общий график по предприятию.

Форму графика допускается корректировать

Сроки составления и утверждения графика

В середине декабря график должен быть утвержден. Максимально допустимый срок – две недели до новогодних праздников. Естественно, если людей много, проект документа начинают готовить заранее.

Важно принять во внимание, что график может находиться до пяти рабочих дней на согласовании с профсоюзом.

Преимущества составления графиков отпусков для работодателя

Закон запрещает, чтобы отпуск не был использован:

  • два года подряд;
  • работниками, занятыми во вредных, опасных условиях труда;
  • несовершеннолетними лицами.

Благодаря графику руководитель может:

  • назначить лицо, которое примет по акту передачи материальные ценности на время отсутствия материально ответственного сотрудника;
  • своевременно выплатить отпускные;
  • если присутствие собирающегося отдыхать специалиста необходимо для выполнения срочных заданий, договориться о переносе сроков.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Игнорирование работодателем требований о планировании предоставления подчиненным оплачиваемого ежегодного отдыха наказуемо.

Административная ответственность назначается с учетом совокупности обстоятельств в виде:

  • предупреждения;
  • взыскания штрафа;
  • дисквалификации виновных должностных лиц сроком 1-3 года.

За нарушения работодателя накажут

Для наглядности приведем таблицу размеров штрафных санкций, руководствуясь нормами п. 1, п. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:

Инспектор отдела кадров (или другое назначенное лицо) вместе с руководителем1-5 тыс. рублейесли ранее привлекались к ответственности за аналогичное правонарушение -10-20 тыс. рублей
Предприятие, выступающее юридическим лицом30-50 тыс. рублей50 -70 тыс. рублей

Продолжительность ежегодного отпуска для разных категорий работников

Правила заполнения графика отпусков требуют указания периода отдыха работника. Минимально людям должны за отработанный год предоставить 28 календарных дней оплачиваемого отдыха (ст. 115 ТК РФ).

Учитывая специфику работы, психо-эмоциональную напряженность, прочие факторы, предусмотрен удлиненный отпуск. Например:

Законодательный актКатегория трудящихсяОтпускной период, количество дней
ст. 334 ТК РФвоспитатели, учителя, преподаватели вузов и других образовательных заведений42-56
ст. 267 ТК РФдо 18 лет31
ст. 23 ФЗ № 181 (в редакции от 18.07.2019)инвалиды30

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/kak-pravilno-sostavit-grafik-otpuskov/

Как составить график отпусков

График отпусков

График отпусков — обязательная составляющая документооборота любого предприятия. Оформление этого документа обязательно для любой организации, независимо от численности персонала.

Фактически, правильно составленный и утверждённый график предотвращает любые споры по поводу очерёдности ухода сотрудников в обязательные отпуска, является гарантом соблюдения Трудового Кодекса и оптимизации производственных процессов.

Что это такое

График отпусков представляет собой документально оформленный нормативный акт, регулирующий порядок ухода в отпуска сотрудников предприятия. Составление этого документа решает следующие производственные вопросы:

  1. Соблюдение правил расчёта и начисления отпускных выплат сотрудникам;
  2. Замена отпускника другим сотрудником;
  3. Контроль над своевременным предоставлением и использованием обязательных отпусков.

Кто занимается составлением

Это зависит от штата организации. Например, в небольших компаниях этим вопросом занимается кадровая служба или бухгалтерия. На крупных предприятиях с большим количеством структурных подразделений, графики отпусков составляются начальниками цехов или отделов, после чего, уже заполненные документы передаются менеджеру по персоналу.

В любом случае, график отпусков не составляется в приказной форме. Уполномоченные лица дают своим подчиненным возможность самостоятельно распределить отпуска с учётом личных пожеланий. Эти данные вносятся в график и передаются кадровикам.

Как оформляется

График отпусков составляется на унифицированном бланке формата Т-7. Это общепринятая форма, обязательная для всех организаций коммерческой и бюджетной сферы деятельности. Впрочем, закон не запрещает компаниям использовать иные формы документа, разработанные для внутреннего использования.

Бланк унифицированной формы Т-7

Основные принципы

Несмотря на то, что составляется график на бланке установленного образца, порядок ухода сотрудников в отпуска устанавливается внутренним распорядком предприятия. Вполне естественно, что установленные правила и внутренние нормативные акты не могут противоречить положениям Трудового Кодекса.

Касательно составления графика отпусков, большинство предприятий придерживается следующих правил:

  1. Назначается ответственное за составление графика лицо;
  2. Определяется период, в течение которого работники высказывают свои пожелания;
  3. Устанавливаются сроки, когда начальники подразделений передают графики ответственному лицу;
  4. Определяются сроки подачи графика руководителю компании.

Во избежание трудовых споров и разногласий, устанавливаются дополнительные условия предоставления отпусков. Например, в общеобразовательных учреждениях, большинство сотрудников отправляются отдыхать летом. Кроме этого, регулируются моменты, исключающие одновременный уход в отпуска начальника подразделения и его заместителя.

Если график отсутствует

В этом случае, виновных привлекают к административной ответственности. Наказание назначается в виде денежного штрафа:

  1. Должностным лицам и ИП — 1 000-5 000 рублей;
  2. Организациям — 30 000-50 000 рублей.

Читать так же:  Льготы и компенсации за вредные условия труда

Правила составления графика отпусков

Рассмотрим ключевые аспекты, касающиеся оформления этого документа.

Когда составляется

Жестких требований в данном вопросе закон не предусматривает, поэтому распределять отпуска можно сразу после наступления нового года. Однако законодатель устанавливает временные рамки утверждения документа: максимум за 2 недели до завершения текущего года.

С учётом этих требований, график отпусков на 2021 год должен быть составлен, утверждён руководителем и доведен до всех сотрудников предприятия не позднее 17 декабря 2020 года.

Что включают в документ

График отпусков обязательно охватывает такие моменты:

  1. Перечень сотрудников — весь персонал предприятия, работающий по трудовому договору;
  2. Продолжительность отдыха — учитывается обязательный и дополнительный отпуск, в том числе, дни, не использованные за прошлые периоды;
  3. Дата — обычно указывается день или месяц, когда сотрудник отправляется отдыхать;
  4. Деление — если отпуск берётся дробными частями, этот нюанс также отображается в графике;
  5. Включение льготников — делаются отметки сотрудников, которые обладают внеочередным правом отдыха.

Кто утверждает

Это обязанность руководителя компании. Здесь нужно учитывать, что с утверждённым графиком нужно ознакомить всех сотрудников предприятия.

Что отображается в графике

ГрафаЗаполнение
1Полное наименование цеха или отдела, где работает сотрудник
2Занимаемая должность согласно штатному расписанию
3Фамилия имя и отчество отпускника
4Табельный номер по кадровым ведомостям
5Продолжительность отдыха, исчисляемая календарными днями
6Дата ухода в отпуск
7Дата выхода на работу
8Сведения об изменении вышеуказанных дат
9Новая дата ухода/выхода
10Дополнительная информация

Образец приказа на составление графика отпусковОбразец приказа на утверждение составленного графика

Приоритетные права отдельных категорий сотрудников

Положения ТК РФ предусматривают возможность внеочередного предоставления отпусков отдельным сотрудникам предприятий. Воспользоваться этим правом могут:

  1. Жёны военнослужащих — закон допускает предоставление отпуска одновременно с супругом;
  2. Работники по совместительству;
  3. Лица, не достигшие 18-летнего возраста;
  4. Женщины, находящиеся в декрете;
  5. Мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам.

Продолжительность отпусков

Согласно положениям ст. 122 ТК РФ, работодатели предоставляют своим сотрудникам отпуска ежегодно. Продолжительность обязательного оплачиваемого отдыха составляет 28 календарных дней. При этом закон допускает продление времени отпуска для отдельных категорий граждан: инвалидов, ветеранов, несовершеннолетних.

Здесь нужно уточнить, что использовать отпуск можно сразу или частично. При дробном использовании, одна из частей не может быть меньше 14 суток. Разделение обязательного отпуска на части, возможно, только по обоюдному согласию руководителя и сотрудника.

Статья 122 Трудового кодекса РФ «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»

Длительность дополнительных отпусков

На дополнительные отпуска могут рассчитывать сотрудники:

  1. Задействованные на вредных и опасных для здоровья/жизни производствах;
  2. Работающие в условиях ненормированной трудовой занятости;
  3. Работающие на Крайнем Севере либо районах с аналогичными климатическими условиями.

На основании ст. 117 ТК, минимальный дополнительный отпуск для перечисленных категорий не может быть меньше 7 дней. Верхняя временная граница законом не установлена, поэтому данный аспект регулируется внутренними нормативными актами предприятия.

Читать так же:  Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

Статья 117 Трудового кодекса РФ «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»

Как вносить изменения и дополнения в утверждённый график

Если возникает производственная необходимость, отпуск сотрудника может быть перенесён на другое время. Отметим, что такое действие возможно только с согласия работника: директор не может заставить это сделать в приказном порядке.

Если консенсус достигнут, изменения вносятся в графы документа под номерами 7-10. Добавим, что хотя унифицированная форма графика отпусков не предусматривает такого пункта, сотрудник должен ознакомиться с изменениями, и заверить своё согласие личной росписью.

Дополнять график отпусков при приёме на работу новых сотрудников, руководитель предприятий не обязан, хотя закон этого не запрещает. Отпуска для новичков обычно предоставляются после написания заявления.

Хранится график в течение срока своего действия. Например, если в документе утверждены отпуска работников на 2020 год, срок хранения истекает 1 января 2021 г.

Код отпуска в табеле учёта

Рассмотрим более подробно.

Характер отпускаБуквенная кодировкаЧисловая кодировка
ОсновнойОТ09
Дополнительный (оплачиваемый)ОД10
Без сохранения з/п на усмотрение руководителяДО16
Без сохранения з/п в силу требований законодательстваОЗ17
Дополнительный (неоплачиваемый)ДБ18
По беременности и родамР14
По уходу за ребёнкомОЖ15
Учебный (оплачиваемый)У11
Учебный (неоплачиваемый)УД13

Пример заполнения табеля учёта

Нюансы

В табеле учёта, выходные, пришедшиеся на период отпуска, всегда отмечаются литерой «В»: эти дни не учитываются при расчёте общей продолжительности отпуска.

Если сотрудник заболел, возможно, что придётся вносить исправления в заполненный табель. Это применяется в ситуациях, когда дни болезни не добавляются к текущему отдыху, а переносятся на другой период.

Источник: https://zakonoved.su/grafik-otpuskov-kak-sostavit.html

Легальность
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: