Журнал регистрации заказов пользователей на выдачу описей, единиц хранения

Проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций

Журнал регистрации заказов пользователей на выдачу описей, единиц хранения

Проект

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

Федеральное бюджетное учреждение«ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»(ВНИИДАД)

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения

2. Термины и определения

3. Организация работы архива

4. Организация хранения электронных документов архивного фонда российской федерации и других электронных документов в архиве организации

4.1. Организация электронных документов в пределах документального и архивного фондов организации

4.2. Обеспечение сохранности электронных документов

4.3. Оптимальные условия хранения электронных документов

4.4. Размещение электронных документов в архивохранилище

4.5. Проверка наличия и состояния электронных документов

4.6. Проверка физического и технического состояния носителей электронных документов, технического состояния электронных документов

4.7. Выдача электронных архивных документов из архивохранилища

5. Организация учета электронных документов

5.1. Учетные единицы электронных документов

5.2. Система учетных документов

6. Использование электронных документов архива

7. Комплектование архива организации электронными документами

7.1. Источники комплектования

7.2. Экспертиза ценности электронных документов

7.3. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации

7.4. Составление и оформление описей электронных дел

7.5. Порядок передачи электронных документов в архив организации

8. Передача документов архива организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Приложения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (далее – Рекомендации) направлены на упорядочение и регламентацию работы по хранению, комплектованию и учету официальных управленческих электронных документов (далее – электронные документы) в архивах государственных органов власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций (далее – организации) и определение порядка передачи электронных документов в государственные и муниципальные архивы.

Действие настоящих Рекомендаций распространяется на электронные управленческие документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организаций, входят в состав документального фонда и после исполнения подлежат хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Правила хранения, комплектования, учета кинофотофоно- и видеодокументов (аудиовизуальных) в цифровых форматах, электронных научно-технических, картографических, телеметрических документов, специализированных баз данных, информационных ресурсов официальных сайтов организаций в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», устанавливаются специальными нормативными правовыми актами.

Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями следующих законодательных и иных нормативных правовых актов и методических документов в сфере информации, документации и архивного дела:

    Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; 2010, № 31, ст. 4196);Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; 2011, № 30 (ч. 1), ст. 4600; 2012, № 31, ст. 4328);Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554);Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2011, № 29, ст. 4291);Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2011, № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988);Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263);Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2012, № 38, ст. 5102);

Источник: http://archives.ru/documents/projects/recomendation-archive-organization-electronny-document.shtml

Федеральная архивная служба россии (росархив) документоведения и архивного дела

Журнал регистрации заказов пользователей на выдачу описей, единиц хранения

← предыдущая…1617192021следующая →

Смотреть полностью

пользователей на выдачу описей, дел.

№№ пп

Фамилия, имя, отчество

Дата

Хранилище,

№ фонда

1

2

3

4

Форма журнала регистрации заказов пользователей

на выдачу описей, дел

Формат А4 (210х297)

Приложение № 34

к п. 8.3.2, 3.5.1.

(название государственного архива)

РАЗРЕШАЮ выдачу документов

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)
НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ, Наименование

КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, должности

ОПИСЕЙ

Подпись Расшифровка подписи

Дата

(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)

(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)

(тема исследования, цель выдачи)

Фонд №___

Опись №___

Ед. хр. №___

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Расписка пользователя, работника архива

Расписка работника читального зала

1

2

3

4

5

6

7

Форма заказа (требования) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей

(лицевая сторона)

Формат А5 (148  210)

_______________________________________

(подпись пользователя, работника архива)

Дата

Форма заказа (требования) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей

(оборотная сторона)

Формат А4 (148 х 210)

Приложение № 35

3.5.2.

(название государственного архива)

_________________________________________

(почтовый индекс, адрес)

АКТ

___________________ № __________________

(дата)

о выдаче документов во временное пользование

_________________________________________

(наименование организации)

_________________________________________

(почтовый индекс, адрес)

Основание ____________________________________________________________

______________________________________________________________________

Для какой цели выдаются документы______________________________________

______________________________________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда ____________________________________

(название, номер)

Опись №___

Ед. хр.
№___

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

Всего выдается _________ ( _________, _________, _________ ) ед. хр. (общим ко-
личеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения госархива.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

Форма акта о выдаче документов во временное пользование

Формат А4 (210 х297)

2

Документы сдал

Наименованиедолжности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Руководительгосударственного

архива Подпись Расшифровка подписи

Печать государственного
архива

Дата

Документы принял

Руководитель организации-
получателя Подпись Расшифровка подписи

Печать организации

Дата

Документы сдал

Руководитель организации-
получателя Подпись Расшифровка подписи

Дата

Документы принял

Наименованиедолжности работникагосударственного

архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о выдаче документов во временное пользование
(продолжение)

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 36

к п.8.4.

РАЗРЕШАЮ

Директор __________________________

(название государственного архива)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

ЗАКАЗ № ____ НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 

Структурное подразделение______________________________________________

Фамилия заказчика _____________________________________________________

Адрес, телефон ________________________________________________________

Основание ____________________________________________________________

(запрос № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива,

______________________________________________________________________

договор, служебное задание)

Тема _________________________________________________________________

Количество кадров, листов ___________ Формат ___________ Тираж ___________

в соответствии с перечнем:

№ пп

Номер фонда

Номер описи

Год

Номер дела

Номера листов с оборотом

Кол-во листов

Краткое содержание или указание состава документов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Особые отметки ___________________________________________________

Документы не содержат сведений ограниченного доступа

Заказчик _________________ _____________________ Дата ______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Руководитель структурного

подразделения ____________ _____________________ Дата ______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Заказ принял ______________ _____________________ Дата ______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Заказ получил_____________ _____________________ Дата ______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Для документов на бумажной основе.

Форма заказа на копирование документов

Формат А4 (210 х297)

Приложение N 37

к п. 8.4.

РАЗРЕШАЮ

Зам.директора-руководитель

центра

_____________________________

(подпись,расшифровка подписи)

Дата

← предыдущая…1617192021следующая →

Смотреть полностью

Похожие документы:

  1. ЗаконФедеральноеархивное агентство Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногоделаРосархив.- 2 с. Об установлении федеральнымРоссии от 10.02.2009 № 55 «О признании утратившим силу приказа Федеральнойархивнойслужбы
  2. ЗаконФедеральноеархивное агентство Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела … семинара-совещ., провед. ФедеральнойархивнойслужбойРоссии, 8-9 окт. 2003 … архивнойслужбыРоссии, 15-30 марта 2008 г.

    , ВЗ ФГА / Росархив

  3. ЗаконФедеральноеархивное агентство Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела Отраслевой …

    12703 Решение Коллегии ФедеральнойархивнойслужбыРоссии «О внедрении программного комплекса “Архивный фонд” (4-я версия)», …

  4. Информационный бюллетеньФедеральноеархивное агентство Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела Отраслевой центр научно- … Архивноедело от бумаги до IT. 90 лет государственной архивнойслужбеРоссии: [каталог-справочник] / Росархив ..

    .

  5. ЗаконФедеральноеархивное агентство Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела … т. Т. 1: 1939-1943 / Росархив, РГАСПИ, РГВА, Архив Президента … в Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службыРоссии № 6 по …

Другие похожие документы..

Источник: https://textarchive.ru/c-1670506-p18.html

Легальность
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: