Журнал учета печатей и штампов

Зачем нужен журнал учета печатей и штампов: образец заполнения, кто и когда его ведет

Журнал учета печатей и штампов

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Журнал учета печатей и штампов: образец заполнения, порядок ведения

Небольшие организации могут обходиться только одной печатью. Она хранится у руководителя или главного бухгалтера. Необходимости в документальном контроле клише нет. Но чаще всего печатей несколько, поэтому их местонахождение должно быть официально зарегистрировано.

Печати и штампы организации

Обычно предприятия владеют единственной основной печатью и несколькими вспомогательными. Вспомогательные печати имеют тот же оттиск, что и основная, но добавляются надписи, указывающие на отдел:

Печать автомат: правила хранения

  • канцелярия
  • склад
  • секретариат и т.д.

С помощью штампов в документах отражают реквизиты, адрес организации, регистрационный номер или другие служебные отметки, которые делать вручную долго и неудобно. Ограничений по числу штампов для организаций нет.В некоторых фирмах набор для оттисков оказывается очень объемным.

Юридическая значимость печатей высока, поэтому требуется контроль их местонахождения. Печати хранятся в сейфе, штампы можно оставлять в выдвижных ящиках. Обеспечить надзор за движением штемпелей во время работы помогает журнал учета печатей и штампов (далее Журнал).

Особенности учетного документа

Журнал помогает быстро определить, в каком подразделении можно найти ту или иную печать, когда и кому она выдавалась, была ли утеряна, уничтожена и т.д.

Жесткого законодательного регламента в отношении формы документа нет. Организация может сама разработать макет Журнала и включить в него необходимые графы. По стандарту РФ (ГОСТ Р 6.30-2003) применяются обязательные требования:

В Журнале прописываются наименование предприятия или его подразделения, период начала и завершения ведения. Учет осуществляется в таблице, включающей обычно четыре колонки:

Форма готового журнала

  • номер
  • наименование штампа или печати
  • выдача
  • возврат

Если возникает необходимость конкретизации, колонки делают составными. К примеру, графу «Выдача» можно разделить:

  • цель выдачи
  • дата
  • время
  • фамилия получателя
  • роспись и т.д.

Некоторые организации добавляют столбцы, в которых представлен оттиск печати или штампа. Нередко используется колонка «Примечания», где кроме комментариев можно отметить дату уничтожения клише, причину его ликвидации и номер акта, которым это действие оформлено.

Заполнение Журнала в электронном виде не ведется. Оформление записей осуществляется только в рукописном варианте, поскольку в каждой строке требуются подписи пользователей печати и лица, ответственного за учет.

Кто и когда ведет Журнал

Специальной должности для человека, хранящего и ведущего данный документ, нет. Обязанность учета печатей может быть возложена на любого сотрудника. Чаще всего это:

Ответственный делопроизводитель

  • секретарь
  • делопроизводитель
  • сотрудник канцелярии
  • бухгалтер

Если предприятие ведет интенсивную коммерческую деятельность, имеет обширный штат и мощный торговый оборот, целесообразно доверить контроль над печатями начальнику службы безопасности.

Для назначения ответственного за учет печатей руководитель издает распоряжение или приказ. Если сотрудник, ознакомившись с приказом, готов принять на себя новую обязанность, он подписью подтверждает свое согласие. На крупных предприятиях целесообразно указать в приказе лицо, которое будет заменять ответственного за Журнал во время отпуска или пребывания на бюллетене.

Отведение определенного времени для ведения Журнала не практикуется – сотрудник следит за правильностью и своевременностью оформления учетного документа по мере необходимости в течение рабочего дня.

Как правильно вести учет

За ведение Журнала и сохранность печатей (штампов) отвечает назначенный сотрудник. С того момента, как организации выдается клише, запись об этом вносится в Журнал. В этом документе должны быть собраны сведения обо всех действующих и ранее уничтоженных комплектах для оттисков с указанием дат поступления, ликвидации, а также с упоминанием номеров актов данных событий.

Передавать печать сотруднику, которому предстоит с ней работать, можно только после соответствующей отметки в Журнале и его подписи. Требуется отследить и отметить в документе факт последующего возврата печати. Возврат подтверждают две подписи – сотрудника и ответственного за Журнал.

Раз в год на предприятии проводится плановая проверка печатей. Ревизии случаются и внеплановые, если есть подозрение, что клише поддельное. Особая комиссия по итогам проверки составляет акт. В Журнале при этом отмечаются итоги контрольного мероприятия, номер акта, печатные оттиски, дата проверки.

Скачать образец журнала учета [15.50 KB]

Со временем резиновые клише стираются, и надписи становятся нечитаемыми. Тогда их необходимо заменять, оформляя актом уничтожение старой печати и поступление новой. В соответствующей строке учетного документа делается запись: «Печать ликвидирована по причине износа».

Данные общих рекомендаций по учету печатей и штампов на предприятии иногда целесообразно отразить в отдельной инструкции. Разработанная для конкретной компании инструкция может носить самостоятельный характер, или быть включенной в уже имеющееся руководство по делопроизводству в организации.

Если печать пропала

Когда выясняется, что одно или несколько клише потеряно (украдено), необходимо письменное обращение в полицию. На основании выданной отделением справки заказывают новую печать. Сообщить об инциденте нужно в регистрирующий орган, банк и СМИ.

В организации назначается комиссия, которая документально оформляет происшествие и выносит решение о степени вины ответственного лица. Если вина очевидна, сотруднику грозит дисциплинарное взыскание. В Журнале создается отметка: «Печать утеряна» и указывается номер акта.

Готовые печатные версии Журнала, предлагаемые магазинами канцтоваров, имеют от двадцати до шестисот страниц. После того, как последняя страница документа будет заполнена, он направляется в архив. Журналы оттисков передаются туда на вечное хранение.

Таким образом, все печати предприятия учитываются в специальном журнале. Это облегчает контроль и дает организации юридическую и экономическую защиту.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/zhurnal-ucheta-pechatej-i-shtampov-obrazets-zapolneniya.html

Учет печатей и штампов

Журнал учета печатей и штампов

Единый порядок учета печатей и штампов в Российской Федерации определен в приказе МВД № 130 (от 6 февраля 2007 года) с дополнениями, принятыми в 2017-м. Для документальной фиксации любых действий, будь то изготовление, регистрация, выдача, использование или уничтожение, существует специальная инструкция.

Для чего нужен учет?

Строгий порядок учета печатей и штампов обусловлен тем, что их оттиски подтверждают истинность документов финансовой и прочей отчетности. Клише и другие устройства заверяют подлинность следующих бумаг:

  • соглашения, договоры, контракты;
  • акты о проведенных работах, приемке товара или оборудования, экспертизы, списания;
  • доверенности на получение товаров, материалов и других ценностей;
  • приходные ордера, документы по кредитным, кассовым и прочим операциям, накладные;
  • документы различной отчетности (налоговой, бухгалтерской, финансовой);
  • протоколы, сметы, спецификации и т. д.

Таким образом, учет печатей и штампов в организации является дополнительной гарантией законности их использования, поскольку сам факт выдачи, время, цель, ФИО получателя и другие аспекты — все это регистрируется ответственным лицом.

Все ли компании должны вести строгий учет?

Журнал выдачи печатей и штампов должен быть на всех крупных предприятиях. Мелкие фирмы, располагающие одной печатью, которая, как правило, хранится у руководителя, могут обойтись без документальной фиксации действий с оттисками.

В остальных случаях ответственного за печати и штампы назначает руководитель. В его обязанности также входит: изготовление, подготовка соответствующих документов, замена, уничтожение, хранение, передача и другие действия.

Учет печатей и штампов в организации

Специальная книга (журнал) заполняется в порядке, утвержденном правилами конкретной компании (в специальном акте). Листы нужно пронумеровать и прошнуровать, а журнал запломбировать. Любые действия с книгой выполняет только один сотрудник — ответственный за печати и штампы.

Приказ учета печатей и штампов определяет форму ведения книги. Она может быть как относительно произвольной, разработанной для конкретного предприятия, так и стандартной, соответствующей рекомендациям Росархива.

Специальная книга или журнал учета выдачи печатей и штампов включает в себя следующие графы (примерный порядок):

  • номер записи со сквозной нумерацией по всем страницам журнала;
  • наименование печати, штампа, другого устройства, его назначение;
  • сама печать — четкий не смазанный оттиск;
  • имя и фамилия, должность сотрудника, получаемого печать;
  • дата, время и подпись этого сотрудника.

Ответственный за печати и штампы ставит свою подпись, дату и время выдачи.

После заполнения всех страниц журнал выдачи хранится в архиве организации три года. По истечении этого срока книга уничтожается.

Зачем нужна инструкция о порядке учета печатей, штампов

Инструкция включает в себя следующие пункты:

  1. Определение устройств, которые относятся к категории «печати и штампы», а также требований к ним. Первым пунктом утверждается общая терминология и спецификации, отличия оттисков различных типов и их назначение, положение о хранении печатей и штампов и т. д.
  2. Основные принципы и порядок изготовления устройств, в зависимости от их типа и спецификации, необходимые документы и официальное оформление, порядок учета.
  3. Форма, размеры и описание печатей, расположение государственных символов на оттисках.
  4. Использование, хранение оттисков в организации, обязанности, которые берет на себя ответственный за печати и штампы, порядок его назначения.
  5. Правила уничтожения отслуживших оттисков.

Положение о хранении печатей и штампов регламентирует периодичность проверок состояния устройств для оттисков с обязательным занесением результатов ревизии в книгу. Также локальным актом обычно утверждается запрет на их вынос за пределы конкретных помещений, передачу третьим лицам, информация о которых не была внесена в журнал.

Учет и хранение оттисков в организации также проверяются специальными комиссиями. Результаты процедуры фиксируются в акте, который затем передается руководителю.

Если сотрудник, на котором лежит ответственность за учет печатей и штампов в бюджетном учреждении, увольняется или переводится на другую должность, начальник должен инициировать проверку соответствия состояния устройств записям в журнале и их фактического наличия. По результатам процедуры составляется акт передачи оттисков другому сотруднику, который с этого момента становится ответственным за учет печатей и штампов в организации.

Источник: https://CreaPrint.ru/blog/uchet-pechatey-i-shtampov/

Книга учета печатей и штампов образец – СИЗ, нормы, инструкции

Журнал учета печатей и штампов

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Журнал учета печатей и штампов: образец заполнения, порядок ведения

Небольшие организации могут обходиться только одной печатью. Она хранится у руководителя или главного бухгалтера. Необходимости в документальном контроле клише нет. Но чаще всего печатей несколько, поэтому их местонахождение должно быть официально зарегистрировано.

Легальность
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: